La factura electrónica supone un interesante medio para ahorrar costes de emisión, distribución y conservación de las facturas en papel, consiguiendo además una importante simplificación de los procesos administrativos, con una considerable reducción de tiempo y espacio. La factura electrónica es transmitida por medios telemáticos por el emisor, y se conserva en soporte informático, por lo que es posible su consulta e impresión en cualquier momento.
Por lo tanto, ya no es necesario imprimir la factura para que esta sea válida legal y fiscalmente. Todo el tratamiento (emisión, distribución y conservación) puede hacerse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor.
Las facturas transmitidas por vía telemática, tendrán la misma validez que las facturas originales, siempre que la información contenida en las facturas emitida y recibida sea idéntica. El nuevo Reglamento de facturación, en vigor desde el 1 de enero de 2013, da un nuevo impulso a la factura electrónica, al garantizar la igualdad de trato entre las facturas en papel y las electrónicas, y al eliminar la necesidad de emplearse una tecnología determinada, como ocurría anteriormente con la obligación de uso de la firma electrónica avanzada. Estas tecnologías dejan de ser obligatorias.
A partir de ahora, la expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento(verbal o escrito), y la autenticidad de su origen e integridad de su contenido se podrá acreditar por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.
Entre estos medios, el Reglamento recoge los siguientes:
- Mediante una firma electrónica avanzada.
- Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI).
- Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
Así, por ejemplo, mediante la Firma Electrónica Avanzada, obtenida a través del certificado clase 2 CA de la Fäbrica de Moneda y Timbre, pueden enviarse facturas. Este certificado es uno de los aceptados por la Agencia Tributaria.
¿Cómo se obtiene este certificado?
Este certificado es gratuito y se puede obtener en menos de 48 horas. Sirve además para realizar otras gestiones ante otros organismos públicos, como ante Hacienda (declaraciones tributarias, solicitud de datos fiscales, etc.) y la Seguridad Social (solucitud de vidas laborales, modificaciones de datos, etc.).
En su página se describen los pasos a dar. A grandes rasgos son los siguientes:
- Se solicita a través de su página (http://www.cert.fnmt.es/), indicando vuestro NIF o NIE. Entonces el programa os dará una clave.
- Con esta clave debereis identificaros ante la oficina de acreditación más cercana adjuntando el original del NIF o NIE (si se trata de una persona jurídica o sociedad en la página indica la documentación a presentar).
- Una vez acreditado lo anterior, en un plazo aproximado de 24 horas (en ocasiones menos), accedeis de nuevo a la página para descargaros el certificado.
A partir de entonces, se podrá remitir el archivo con la factura, que previamente se ha firmado (https://aeat.es/aeatse.html?https://aeat.es/facturai.html)
¿Cómo puede comprobar el receptor la autenticidad del emisor y la integridad de su contenido?
Una vez enviado, al receptor le llegarán dos archivos adjuntos: la factura y la firma. Si desea verificar la autenticidad de la factura y de su emisor debe hacer lo siguiente:
- Guardar el archivo con la firma (que tendrá extensión .f64) en su ordenador, en el directorio c:/aeat
- Acudir al siguiente enlace de la Agencia Tributaria: https://aeat.es/facturac.html
- Seleccionar la opción “Verificar Firma de Factura”
- Pinchar en el botón “Leer Factura y Firma (.F64)”.
- Seleccionar el archivo a verificar (el archivo .f64 guardado en el paso 1).
- Pinchar el botón “Verificar Firma”.
En ese momento se generará un archivo con el contenido original de la factura, de tal forma que puede comprobar si este ha sido alterado y si la factura ha sido correctamente firmada. La factura no se graba en el servidor de la Agencia Tributaria ni controla su contenido.
El receptor de la factura no necesita disponer de certificado de usuario ni para recibir la factura ni para realizar las comprobaciones anteriores.
Por último, deberá tener en cuenta que estas facturas, al ser recibidas por medios electrónicos, deberán conservarse de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se han recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio ha desarrollado la aplicación Gestión de Facturación Electrónica que permite la generación de facturas electrónicas con formato Facturae de una manera cómoda y sencilla. Realizado con software abierto, se trata de un programa especialmente dirigido a PYMEs, microPYMEs y trabajadores autónomos, a los que permitirá dar solución a problemas derivados del almacenamiento de facturas en papel:http://www.facturae.es/
