La nómina o recibo de salarios es el documento que sirve para justificar el pago de las retribuciones al trabajador por parte del empresario y que además sirve para hacer comprensibles para el trabajador las distintas partidas que lo integran.
Hay que tener en cuenta que debe ajustarse al al modelo oficial, aprobado por la Orden 27 de diciembre de 1994.
No obstante, puede sustituirse por otro que se establezca por Convenio Colectivo o, en su defecto, mediante acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores y, además, puede modificarse siempre que las modificaciones tengan carácter puramente formal o incluyan elementos adicionales de información al trabajador sobre la retribución percibida.
Otros aspectos que la empresa debe tener en cuenta respecto a la nómina son los siguientes:
- La nómina se referirá a meses naturales. Las empresas que abonen a los trabajadores salarios por períodos inferiores deberán documentar dichos abonos como anticipos a cuenta de la liquidación definitiva, que se extenderá en el recibo mensual.
- Si el pago se hace “en mano”, ya sea en moneda, cheque o talón bancario, debe ser firmada por el trabajador al hacerle entrega del duplicado de la misma y abonarle las cantidades.
- Si el pago se hace por transferencia bancaria, el empresario debe entregar al trabajador el documento sin necesidad de que este firme ya que en este caso se entiende sustituida la firma por el comprobante del abono expedido por la entidad bancaria.
- Los recibos de salarios expedidos se archivarán y conservarán por las empresas, junto con los boletines de cotización a la Seguridad Social, durante un período mínimo de cinco años (cuatro años según el Real Decreto sobre infracciones y sanciones en el orden social), a fin de permitir las comprobaciones oportunas.
- El pago hecho por la empresa sin utilizar el modelo reglamentario mantendrá su efecto liberatorio frente a cualquier reclamación del trabajador, ya que se trata de un requisito administrativo sólo sancionable administrativamente (se trata de una infracción leve sancionada con multa de 60 a 625 euros – art. 5 y 40 del R.D. 5/2000).
- La misma sanción leve supone el no entregar puntualmente al trabajador el recibo de salarios, el no conservar las nóminas el tiempo mínimo establecido, así como los documentos de cotización o el no comunicar en tiempo y forma las bajas o demás variaciones que afecten a los trabajadores.
- El no consignar en la nómina todas las cantidades percibidas por el trabajador está considerado como falta grave para la empresa (con multa de 626 a 6.250 euros – art. 7 y 40 del R.D. 5/2000), además de los recargos de hasta el 35 % que impondrá la Tesorería General de la Seguridad Social por las cantidades no cotizadas.
Una vez vistas las obligaciones de la empresa, pasamos a ver en los siguientes artículos el contenido y la elaboración de la nómina, así como la elaboración de los seguros sociales.
